SaaSを解約してAIで内製できる？置き換えやすい業務・難しいサービスの見分け方

毎月のSaaS利用料を見て、「使っている機能は一部だけなのだから、AIで自社用のツールを作れないか」と考える場面があります。日報を集める、CSVを集計する、申請を受け付ける。こうした用途は、AIを使った内製の候補になります。

SaaSを解約してAIで内製しやすいのは、入力と出力が明確で、利用範囲が限られ、間違いを人が確認できる業務です。日報・定型レポート・簡易台帳などは着手しやすい一方、給与計算・決済・全社の認証基盤などは、例外処理や継続運用まで引き受ける必要があります。サービス名だけで判断せず、自社が実際に使っている機能を切り出し、移行・保守を含む費用で比べることが出発点です。

ここでいうAIによる内製は、AIにコードや設定の作成を支援させ、自社の業務に合うツールを作ることです。完成したツールのすべての処理にAIを組み込む必要はありません。金額の計算や承認条件の判定は決めたルールで処理し、文章の要約や分類だけAIを使う構成も選べます。

AIで開発を進めやすくなっても、正常に動くことを確かめ、更新し続ける仕事は残ります。事業全体でどこを内製するかを整理したい場合は、SaaSか自作かを競争領域と非競争領域で考える判断軸も参考になります。

---

本記事のポイント

1. 日報・集計・簡易台帳など、処理と利用範囲を絞れる業務は、AIを使った内製の候補になります。
2. 同じSaaSでも、一覧や下書きの作成と、権限・監査・決済を担う機能では、置き換えの難しさが変わります。
3. 移行・保守・障害対応を含む総費用と、元に戻せることを確認してから、解約や契約縮小を判断します。

---

AIで内製しやすい業務・サービスの使い方

最初の候補は、「毎回ほぼ同じ手順で動く」「使う部署や閲覧者が限られる」「失敗したときに手作業へ戻せる」業務です。使っていない機能まで再現する必要がなく、自社独自の入力項目や集計方法に合わせられるほど、内製する意味も出てきます。

次の表は、限定した用途を内製する場合の相対的な目安です。サービス名は利用場面の例であり、各製品全体を同じ難易度で置き換えられるという意味ではありません。データの機密性、人数、連携先によって判断は変わります。

業務・サービスの例	内製しやすさの目安	切り出しやすい機能	難しくなる境界
日報・週報サービス	比較的着手しやすい	入力フォーム、提出一覧、週報の下書き	人事評価との連動、部署ごとの厳密な閲覧制御
レポート作成・集計サービス	比較的着手しやすい	決まったCSVの集計、グラフ、定型レポート	多数の外部APIとの連携、リアルタイム更新
kintoneなどの簡易台帳・社内申請	単一業務なら候補	備品台帳、申請受付、固定の承認順序	複雑な代理承認、レコード・項目単位の権限
Trello・Asanaなどのタスク管理	チーム限定なら候補	担当者、期限、進捗状態の管理	部門横断の依存関係、細かな通知、外部との共同作業
議事録・商談メモの作成サービス	用途限定なら候補	取得済みの文字起こしから要約とToDoを作成	録音・話者分離までの再現、機密情報の扱い
Notionなどの社内文書・FAQ	閲覧用途を絞れば候補	同じ閲覧権限の文書を検索し、根拠付きで回答	共同編集、ページごとの権限継承、履歴の再現
Salesforce・HubSpotなどのCRM	使う範囲による	顧客台帳、対応履歴、次回の連絡予定	複雑な共有設定、重複統合、売上予測、多数の連携
Zapier・Makeなどの連携自動化	少数の固定処理なら候補	受付データの転記、定型通知、定期集計	認証更新、再試行、重複処理、連携先の仕様変更
予約・日程調整サービス	条件次第	単一の予約枠を受け付けるフォーム	同時予約、複数人の空き時間、変更・取消、決済
問い合わせ・サポート管理	補助機能から着手	問い合わせの分類、回答案、担当候補の提示	対応漏れ防止、履歴統合、応答期限の管理
会計・給与・決済サービス	全面置換は難しい	必要書類の収集、確認用一覧、入力の補助	正確な確定処理、返金・訂正、制度や仕様の変更
Slack・Teamsなどの全社コミュニケーション基盤	全面置換は難しい	通知、要約、社内ボットなどの周辺機能	常時接続、検索、履歴、外部連携、全社的な定着

取り組みやすいのは「狭い機能を、自社のルールで使う」ケース

たとえば、日報サービスを「数項目の入力と、管理者が一覧を見るため」だけに使っているなら、必要な機能は比較的小さくなります。営業レポートも、毎週同じCSVを読み込み、同じ指標を集計するだけなら、入力形式と計算式を固定して試せます。

反対に、日報が評価や給与へ直結していたり、営業レポートが多数のシステムから随時データを集めていたりすると、同じ名称の業務でも難しさが変わります。「日報だから簡単」「CRMだから難しい」と決めつけず、実際の処理を確認する必要があります。

「機能を内製できる」と「SaaSを解約できる」は別に確認する

CRMの入力フォームを作っても、顧客データや履歴を元のCRMに保存するなら、その契約は引き続き必要です。Notionの文書を検索するAIを作っても、文書の作成・共有をNotionで続けるなら、内製したのは検索の補助機能です。

料金を減らすには、内製した機能に加えて、元の契約に残る用途、利用人数、料金プランを確認します。部分的な内製の成果が、解約ではなく、追加オプションの停止や上位プランからの変更につながる場合もあります。

内製しにくい業務は、画面の外にも運用がある

画面と入力フォームが似ていても、業務として同じように使えるとは限りません。内製の難しさが表れやすいのは、権限、例外処理、履歴、復旧といった部分です。

権限と履歴を、誰に対しても正しく保つ必要がある

全員が同じ情報を見る備品台帳と、担当者ごとに顧客情報の閲覧範囲が変わるCRMでは、必要な設計が違います。内製するなら、画面を隠すだけでなく、データを取得する段階でも閲覧権限を確認しなければなりません。AI検索にも同じ制限を適用し、回答や根拠リンクから非公開情報が漏れないことを確かめます。

承認や受注の確定を扱う場合は、「誰が、いつ、何を変更したか」を後から確認できる操作履歴も必要です。監査や社内確認に使うなら、履歴を保存するだけでなく、閲覧できる人、保存期間、履歴自体を変更・削除できる人まで決めておきます。

移行にも注意が必要です。kintoneの公式ヘルプでは、通常のファイル書き出しでは添付ファイル、関連レコード一覧、変更履歴などが書き出し対象外とされています。表のデータを取り出せても、その業務に必要な情報が全部そろうとは限りません。kintoneの書き出し時の注意事項を確認し、対象外の情報は別の取得方法や保存方法まで決める必要があります。

金額や契約を動かす処理には、例外への対応が必要になる

会計・給与・決済は、通常どおりに処理できる場合だけを作っても運用できません。取消、訂正、返金、処理途中の失敗、同じ通知の再受信などを考える必要があります。重要な計算や確定処理を、生成AIの回答だけに任せる構成も避けます。

たとえばStripeの公式ドキュメントでは、イベント通知の到着順序は保証されず、同じイベントが複数回届く場合があると説明されています。決済基盤を利用し続ける構成でも、接続する自社アプリには、重複して売上登録や発送処理をしない設計が必要です。これは、決済周辺の内製にも継続的な運用が伴うことを示す具体例です。Stripeのイベント通知と重複処理の説明が参考になります。

担当者が不在でも、止まった原因を調べて復旧できるか

全社で使うシステムほど、「作れる人がいる」だけでは足りません。失敗を検知する仕組み、バックアップからの復元、利用者からの問い合わせ対応、設定を引き継げる状態が必要になります。SaaSが担っていた仕事を、自社でどこまで引き受けるかを確認します。

既存のGoogle WorkspaceとApps Scriptで小さく作る方法にも、実行上限はあります。Googleは、割り当てや制限を超えると例外が発生し、処理が停止すると説明しています。試作で動いたことに加えて、繁忙時の件数と失敗時の再実行を確認する必要があります。上限の詳細はApps Scriptの公式割り当て一覧で確認できます。

SaaS解約で費用が減るかは、12か月の総費用で比べる

内製の費用は、AI開発ツールの利用料や初期開発費だけでは決まりません。同じ業務範囲、同じ利用人数、同じ期間で、次の項目を比べます。運用が数年に及ぶ想定なら、初年度に加えて2年目以降も分けて見積もります。

• SaaSを継続する費用：契約料、追加オプション、運用工数、既存の連携を保つ費用。
• 内製する費用：要件整理、開発・検証、データ移行、教育、サーバー・データベース、AI API、保守、問い合わせ・障害対応。
• 移行期間に重なる費用：旧SaaSとの並行利用、使い分けによる二重入力、データの照合作業。

社内の担当者が作る場合も、その時間を費用へ含めます。「外注費が発生しない」ことと「負担がない」ことは同じではありません。保守に毎月どれくらい時間を使えるか、他の業務を圧迫しないかも判断材料です。

比較には、現在のSaaSの設定見直しや契約縮小も加えます。使っていないアカウントやオプションを整理するだけで目的を達成できるなら、開発と移行の負担を負わずに済む場合があります。

一方、独自の承認条件や集計方法が多く、SaaSに合わせるための転記・加工が続いているなら、内製によってその手間を減らせる可能性があります。削減できる料金と、減らせる作業時間を分けて見積もると効果を評価しやすくなります。CRMを対象にする場合は、CRMの内製範囲・費用・保守責任の整理も確認できます。

解約前に進める5つの手順

1．実際に使っている機能と、残る用途を洗い出す

契約中のサービスごとに、使っている画面、入力項目、帳票、通知、連携先、利用部署を書き出します。管理者の説明だけで判断せず、現場の利用者が月末や年度末に使う機能も確認します。契約更新日、解約条件、解約後のデータ閲覧可否も、この段階で整理します。

2．最初に置き換える業務を一つ決める

「CRMを全部作る」より、「商談後のメモから、確認用の週報を作る」のように範囲を絞ります。正しく処理できたと判断する条件、任せない処理、失敗時に戻す手順を先に決めます。開発の進め方は、AIで業務ツールを作る手順と公開前の確認点を参考にできます。

3．通常ケースと例外ケースを、旧SaaSと並べて確認する

代表的な業務サイクルを旧SaaSと並行して試します。集計なら元データと結果の一致、申請なら差し戻しや代理対応、予約なら同時申込や取消を確認します。権限の異なる利用者、入力漏れ、大量データ、連携先の停止も対象です。入力先の正本を一つ決め、並行利用によるデータの食い違いを防ぎます。

4．データを取り出すだけでなく、移行先で使えるかを確かめる

件数が合うだけでは、移行確認は終わりません。顧客と対応履歴のひも付け、添付ファイル、更新日時、参照リンクなどを確かめます。Notionは、書き出したワークスペースを再アップロードするだけで即座に元どおり再現できるわけではないと案内しています。Notionのエクスポート仕様を踏まえ、取り出したデータの保管と、業務を再開できる状態を分けて検証します。

5．運用責任と解約条件を満たしてから切り替える

保守担当と代替担当、データの保存先、バックアップと復元方法、障害時の連絡先、変更の承認者を決めます。元へ戻す場合は、内製側で新しく増えたデータをどう戻すかも必要です。機能・データ・運用・契約の条件がそろった時点で、解約、契約縮小、継続利用のいずれかを選びます。

最初の対象を選ぶときは、狭い利用範囲で、成果を確認しやすく、手作業へ戻せる業務から始めると判断材料を集めやすくなります。AIで作ったツールを実際に運用した結果が、次にどこまで内製するかを決める根拠になります。

よくある質問