共有リンク運用の落とし穴｜退職・異動・外部共有で崩壊する前に知っておくべきこと
スプレッドシートの共有リンク運用は、退職・異動・外部共有といった「必ず起きる変化」のたびに静かに崩れます。 所有者が退職してアクセス不能になる、異動で権限が入れ替わらず更新が止まる、外部共有の境界が曖昧になり情報が流出する、コピーが乱立して最新版が分からなくなる——これらは構造的に発生する問題です。延命するには、所有を個人から切り離し、権限を3段階に分け、外部共有を例外フロー化し、入口を1つに固定すること。リンクではなく「誰が守るか」を決めることが運用の鍵です。
「スプレッドシートで顧客管理しているけど、共有リンクさえ貼っておけば回るでしょ」
最初は、だいたい回ります。問題は人が動いた瞬間です。
退職、異動、組織改編、外部パートナーの追加。こうした”よくある変化”のたびに、共有リンク運用は静かに崩れていきます。しかも崩れ方が厄介で、「見れない」「触れない」だけでなく、誰が正しい版を見ているのか分からないという状態に陥るのです。
この記事では、共有リンク運用が壊れる典型パターンと、移行せずに延命するための現実的な対策をまとめます。
共有リンク運用が”便利”に見える理由
スプレッドシートの共有リンクは、導入が簡単です。権限設計も「リンクを知っている人が見られる」など、一見シンプルに見えます。
現場では「新メンバーが来たらリンクを渡すだけ」「外部の人にもすぐ渡せる」「最新版はここ、で済む」といったメリットが響きます。導入コストがほぼゼロで、すぐに運用を始められる手軽さは確かに魅力的です。
ただし、この”リンク中心の運用”は、人と組織が固定されている間だけ成立します。現実には毎月のように人が動き、役割が変わり、外部が増減します。そこに共有リンクは弱い。ここを見落とすと、あとで痛い目を見ます。
退職で「所有者」が消える問題
もっとも破壊力が大きいのが退職です。共有リンク運用は、結局のところ「誰かのGoogleアカウント（所有者）」に依存しています。
よくある崩壊の流れ
担当者Aが作った顧客管理シートが社内で使われているとします。Aが退職してアカウントが停止されると、ある日突然、編集できない、閲覧できない、一部リンクが死ぬ、といった事態が起きます。現場は「とりあえず誰かがコピーして復旧」という対応を取りますが、これがさらなる問題を生みます。コピーが乱立し、どれが正しいデータなのか分からなくなるのです。
このとき本当に怖いのは、業務が止まることよりも、間違ったデータで業務が進むことです。最新の案件状況が違っていたり、対応履歴が欠けていたりして、後から事故になります。
対策：個人所有をやめる
最小限で効く対策は2つあります。1つは共有ドライブ（チームの所有）に置くこと。もう1つは管理専用アカウント（例：ops@やcrm@）が所有することです。
「リンクの運用」以前に、所有権の設計が運用の寿命を決めるという認識が必要です。
異動で”編集できる人”が入れ替わらない問題
異動は退職ほど派手に壊れません。だからこそ厄介です。
異動で起きる問題は主に2パターンあります。1つ目は、前任者が編集権限を持ったまま残り、不用意に触れてしまうケース。2つ目は、後任者に権限が付かず、「見えるけど更新できない」状態になるケースです。
どちらも現場では「まぁ今度直そう」で放置されがちです。そして数カ月後に「なんで更新されてないの？」という話になります。
対策：権限棚卸しを”イベント化”する
異動のたびに手動で対応するのは必ず漏れます。だから「異動が起きたらやること」をルールとして固定し、チェックリスト化するのが有効です。
たとえば、毎月末に権限の棚卸し（編集者・閲覧者・外部共有の確認）を行う。組織変更時には責任者の付け替え（更新責任者の明示）を行う。この2つだけでも、事故率は一気に下がります。
外部共有で「守るべき境界」が消える問題
外部の業務委託、制作会社、代理店、パートナー企業。外部共有は増える一方です。
共有リンク運用の怖さは、外部共有が一度許可されると元に戻りにくい点にあります。リンクが転送され、保存され、どこに流れたか分からなくなる。
典型的な事故パターン
外部メンバーに「閲覧可」で共有したはずが、権限が拡張されていた。「リンクを知っている全員が閲覧」設定で、リンクが流出して終わる。外部の人が自分のドライブにショートカットを作り、関係が切れなくなる。プロジェクト終了後も外部が見続けているが、誰も気づかない。こういったことが実際に起きています。
顧客管理には個人情報、商談情報、見積条件などが入ります。外部共有が崩れると、漏洩リスクが信用失墜に直結します。
対策：外部共有を”例外”扱いにする
外部共有は「気軽にやるもの」ではなく、例外フローとして扱います。外部共有は原則”閲覧のみ”とし、編集が必要なら外部用に別シートを切る（顧客マスタ本体は渡さない）。期限付きの共有（契約期間中だけ）を前提にし、共有したら「誰に・何を・いつまで」を台帳に残す。
「共有リンクで渡す」ではなく、「外部は境界の外にいる」という前提を運用に埋め込むのがポイントです。
「リンクが正義」になり、最新版が増殖する問題
共有リンク運用は、時間が経つと高確率で”増殖”します。参照用にコピー、編集できないからコピー、間違って上書きしたからバックアップコピー、誰かが自分用にコピー。こうしてコピーが次々に生まれます。
この結果、現場では「どれが最新版？」「たぶんこのリンク」「いや、こっちの方が新しい」「じゃあ両方更新しとく？」という会話が交わされます。最悪です。
顧客管理は**単一の真実（Single Source of Truth）**が必要なのに、リンク運用は真実を増やしてしまうのです。
対策：入口を1つに固定する
対策はシンプルで、「入口」を固定します。”最新版はこちら”のポータル（社内WikiやGoogleサイト、1枚の案内シート）を作り、個別リンクをチャットでばら撒かない。シート名に日付を入れない（複製を誘発するため）。「編集は本体のみ、コピーは禁止」を文化にする。
これは技術の問題というより、運用設計の問題です。
監査不能で「誰が見て・誰が変えたか」が追えない問題
共有リンク運用の致命傷は、トラブル時に原因究明が難しいことです。誰が権限を付与した？ いつ外部に共有された？ どの範囲が見られた？ どの行が誰によって書き換えられた？ これらの問いに答えられない運用は、規模が大きくなるほど事故を呼びます。
特に顧客管理は、営業・CS・請求・経営が絡むので、責任の所在が曖昧だと炎上します。
対策：運用として”責任”を決める
ツールの前に、役割を決めます。データ管理責任者（この人が最後に判断する）、更新責任者（毎週の更新を担う）、外部共有の承認者（例外を握る）。この3つの役割を明確にすることが重要です。
共有リンクで回すなら、なおさら「誰が守るか」を明確にしないと、守られません。
共有リンク運用を延命する「最低限のルール」
移行せずに現実的に延命するなら、以下の4つを押さえてください。
所有は”個人”にしない
共有ドライブまたは管理アカウント所有に統一します。個人のアカウントに依存している限り、退職リスクは消えません。
権限は3段階に分ける
管理（所有・権限変更）、編集（更新する人）、閲覧（見るだけ）の3段階です。「編集できる人」を増やしすぎないのがコツです。
外部共有は例外フローにする
台帳に残し、期限と範囲を決めます。本体を渡さない設計を優先してください。
入口（最新版）を1つにする
リンクを散らさず、固定の入口から辿らせる運用にします。
まとめ
共有リンクは便利です。でも、便利なものほど設計なしで使うと負債になります。
退職、異動、外部共有はどれも「いつか起きる」ではなく「必ず起きる」ことです。そこで壊れる運用は、最初から壊れているのと同じです。
スプレッドシートを捨てなくても、共有リンクの運用は改善できます。ポイントはリンクそのものではなく、所有・権限・入口・外部境界を決めること。
次に手を付けるなら、まずは「所有を個人から切り離す」ことから始めてください。ここが変わるだけで、崩壊の確率が目に見えて下がります。